Oi, gente. O título desse artigo foi o tema da palestra que realizei ontem (30/01/2018) na cidade de Mesquita (RJ). Conversar ontem com um grupo sobre planejamento e organização foi muito legal! Reencontrei muitos amigos e sai de lá com a sensação de dever cumprido.
Eu tenho uma relação emocional muito forte com essa cidade. Trabalhei lá 9 anos. Fiz muitos amigos, estudei muito e aprendi mais ainda. Fui coordenadora pedagógica no Ensino Regular e na Educação de Jovens e Adultos. Minha pesquisa de mestrado foi lá, assim como a monografia de uma das minhas pós-graduações lato sensu. Mesquita sempre significou muito para mim e foi uma honra poder compartilhar saberes.
Fiz uma lista com dicas para gestores de escola e todos que têm uma função estratégica na escola ou outra instituição. Comunicação clara e gerenciamento das informações são fundamentais para agilizar processos na escola e até na vida pessoal.
1- Diferencie o que é importante do que é urgente.
Essa análise simples das tarefas pode ajudar muito na definição das metas e na clareza sobre as demandas.
2- Faça a comunicação circular: use murais informativos, cadernos de comunicação e envie cópias dos emails recebidos para a equipe.
Uma questão complicada em escolas que tem profissionais que atuam apenas em um turno é o gerenciamento de informações. Tenha o calendário escolar num local visível para os profissionais, avise sobre as demandas externas com a maior antecedência possível, planeje atividades coletivamente e ouça os pares. A escola é um organismo pulsante, cheio de cultura própria e modos de ser, ouvir é importante.
Tenha uma agenda compartilhada (papel ou aplicativos) da gestão, monte um quadro mensal de tarefas, faça um uso eficiente do calendário, sempre tenha pauta para reuniões, tenha uma caixa de entrada (local onde se centralizam as informações novas que chegam) e processe essas informações.
Existem metodologias e ações consagradas de organização e produtividade que podem ajudar muito como Getting Things Done (GTD), Matriz de Eisenhower, Kanban, Listas, Mapas Mentais, Análise de SWOT. Mas isso só tem efeito se for para simplificar processos e não burocratizar mais a vida.
Desde a metade do século XX, pesquisas comprovam que metas escritas têm maior probabilidade de execução. Eu escrevo minhas metas pessoais e também as profissionais. Lembrando que as metas têm de ser palpáveis, possíveis, devem ter dimensão temporal e clareza.
No coach as metas são construídas a partir da técnica S.M.A.R.T. ( em livre tradução: específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporizáveis)
5- Delegue.
Delegar nem sempre é fácil, mas necessário. Pensar "qual a pessoa certa para fazer isso?", pode ser um bom começo. E lembre-se: feito é melhor que perfeito, seja flexível e distribua as tarefas.
Agilizar esses processos mais burocratizados e administrativos abre espaço para focar em áreas de grande importância. Numa escola, por exemplo, muito tempo da gestão da unidade é destinado para o administrativo. Acelerando processos, organizando e planejando ações, o foco para o pedagógico- verdadeira razão de ser de uma escola-, é ajustado e mais efetivo.
E você, tem alguma sugestão para completar essa lista?
Gratidão por tudo.
Com amor,
Ju.
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Ju.